c-entron Inspektor - Check Dokumenten-Bereinigung

(Stand: 11/2026)

Verfügbar in Subscription: Core · Pro · Ultimate

Betrifft: ⚙️ Administration · 🖥️ IT / Technik

Mit den Jahren sammeln sich in der c-entron Datenbank sehr viele Dokumente an: PDFs zu Belegen, Dokumente an Tickets, E-Mails mit Anhängen und vieles mehr. Gerade bei Kunden, die c-entron schon lange einsetzen, sind das oft Hunderttausende Dateien, die die Datenbank stark vergrößern. Häufig werden sie aber nicht mehr benötigt, etwa Dokumente zu Tickets, die seit Jahren abgeschlossen sind, oder mehrere Fassungen desselben Angebots von vor zehn Jahren.

Mit dem neuen Check Dokumenten-Bereinigung im c-entron Inspektor lassen sich solche alten Dokumente gezielt löschen. Je Belegart und für Tickets wird festgelegt, bis zu welchem Stichtag Dokumente entfernt werden sollen. Die Auswahl lässt sich zusätzlich nach Filialen, Dateitypen und Dateigröße eingrenzen. Vor dem Start der Bereinigung zeigt eine Vorschau, wie viele Dokumente betroffen sind und wie viel Speicherplatz frei wird.

Wichtig: Gelöschte Dokumente lassen sich ohne Backup nicht wiederherstellen, und eine gestartete Bereinigung kann nicht mehr gestoppt werden. Die Bereinigung erfolgt in eigener Verantwortung. Vorher sollte daher unbedingt ein Backup der Datenbank erstellt werden.

Bereinigung konfigurieren

Der Check Dokumenten-Bereinigung wird im c-entron Inspektor mit Analysieren gestartet. Über Konfiguration öffnen gelangt man zu den Einstellungen der Bereinigung.

Dort wird für jede Belegart, zum Beispiel Angebote, und für Tickets festgelegt, ob deren Dokumente bereinigt werden sollen. Für jeden Bereich wird ein Stichtag gewählt. Dokumente, die älter sind, werden gelöscht. Damit buchhalterisch relevante Unterlagen nicht versehentlich gelöscht werden, sind die Stichtage bereits mit Werten vorbelegt: Bei buchhalterisch relevanten Belegarten liegt der Stichtag mindestens 11 Jahre zurück. Das berücksichtigt die Aufbewahrungsfristen und den Fall, dass das Geschäftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr beginnt. Bei allen anderen Bereichen liegt der Stichtag 3 Jahre zurück. Diese Vorgaben können jederzeit geändert werden. Welche Fristen gelten, entscheidet jedes Unternehmen selbst.

Zusätzlich lässt sich die Bereinigung eingrenzen. Sie kann für alle Filialen oder nur für bestimmte Filialen gelten. Außerdem kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Dateitypen gelöscht werden oder nur Dokumente, die größer als eine bestimmte Anzahl Megabyte sind. Ohne Einschränkung werden alle Dokumente gelöscht, die zum gewählten Bereich und Stichtag passen.

Ein Beispiel: Bei allen Angeboten, die älter als 3 Jahre sind, sollen die Dokumente entfernt werden. Dazu wird die Belegart Angebote aktiviert, der Stichtag auf drei Jahre zurück gesetzt und Filialen, Dateitypen und Dateigröße bleiben uneingeschränkt.

Vorschau prüfen

Die Vorschau zeigt, was mit der aktuellen Konfiguration gelöscht würde: wie viele Belege betroffen sind, wie viele Dokumente daran hängen und wie viel Speicherplatz sie belegen. In einer Testdatenbank können das zum Beispiel 135 Angebote mit 121 Dokumenten und 30,77 MB sein. In produktiven Datenbanken kommen hier schnell mehrere Gigabyte zusammen. Die Vorschau sollte vor dem nächsten Schritt sorgfältig geprüft werden. Die angezeigte Anzahl der Dokumente wird anschließend für die Bestätigung benötigt.

Bereinigung bestätigen und starten

Weil gelöschte Dokumente nicht wiederhergestellt werden können, muss die Bereinigung mehrfach bestätigt werden. Zuerst weist c-entron noch einmal darauf hin, ein Backup zu erstellen, falls später doch noch auf die Dokumente zugegriffen werden muss. Danach werden drei Aussagen per Checkbox bestätigt:

• Die Daten sind ohne Backup nicht wiederherstellbar.
• Die Vorschau wurde geprüft, und die angezeigte Anzahl Dokumente soll gelöscht werden.
• Die Dokumente werden nicht sofort, sondern fortlaufend entfernt, und die Bereinigung kann nach dem Start nicht mehr gestoppt werden.

Zum Schluss wird die Anzahl der Dokumente aus der Vorschau eingegeben. Erst wenn die Zahl genau stimmt, wird die Schaltfläche zum Starten der Bereinigung aktiv. Bei einer anderen Zahl, zum Beispiel der Anzahl der Belege statt der Dokumente, bleibt sie ausgegraut. Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird die Bereinigung gestartet.

So läuft die Bereinigung ab

Beim Start trennt c-entron sofort die Zuordnung zwischen den betroffenen Dokumenten und ihren Belegen bzw. Tickets. Die Dateien selbst werden anschließend schrittweise gelöscht: Ein Hintergrunddienst prüft in regelmäßigen Abständen, welche Dokumente keine Zuordnung mehr haben, und löscht davon bis zu 1.000 Dokumente pro Durchlauf. Bei vielen Dokumenten dauert es deshalb eine Weile, bis die Bereinigung vollständig abgeschlossen ist.

Da die Zuordnungen bereits beim Start entfernt werden, lässt sich die Bereinigung danach nicht mehr aufhalten. Auch ein Anhalten des Webservice bricht die Bereinigung nicht ab. Sobald er wieder läuft, löscht der Hintergrunddienst die restlichen Dokumente weiter.

Während die Bereinigung läuft, kann angezeigt werden, wie viele Dokumente noch zum Löschen offen sind.

Historie

Jede Bereinigung wird protokolliert. In der Konfiguration ist je Belegart zu sehen, welcher Mitarbeiter zuletzt bereinigt hat und bis zu welchem Stichtag. In der Historie lassen sich alle bisherigen Bereinigungen mit Mitarbeiter und Zeitpunkt nachvollziehen. So kann zum Beispiel geklärt werden, warum zu einem älteren Beleg keine Dokumente mehr vorhanden sind und wer sie gelöscht hat.