Zum Hauptinhalt springen

FAQ – Leistungserfassungsblatt-Nr. und Vergabenummer in der E-Rechnung

(Stand: 10/2026)

Verfügbar in Subscription: [Core · Pro · Ultimate] Verfügbar ab Release: 2.0.2611.x

Betrifft​

  • 💶 Buchhaltung
  • 📦 Vertrieb

Frage​

Ein Rechnungsempfänger lehnt unsere E-Rechnungen ab, weil die Leistungserfassungsblatt-Nr. fehlt. Bisher steht die Nummer nur als Text auf der PDF-Rechnung. Wo trage ich sie ein, damit sie in der ZUGFeRD-/XRechnung-XML übertragen wird?

Kurzantwort​

Ab Version 2.0.2611.x gibt es in Rechnungen und Gutschriften [sowie Verträgen] eigene Felder für die Leistungserfassungsblatt-Nr. (Kopf- und Positionsebene) und die Vergabenummer (Kopfebene). Die Werte werden beim Export als E-Rechnung automatisch in die passenden Elemente der XML übertragen: die Leistungserfassungsblatt-Nr. im Kopf als BT-15, die Vergabenummer als BT-17. Eine Angabe als Freitext reicht für automatisierte Rechnungsprüfungen nicht aus.

image

Lösung / Überblick​

Feld in c-entronEbeneE-RechnungXML-Element (CII)
Leistungserfassungsblatt-Nr.KopfBT-15ApplicableHeaderTradeDelivery/ReceivingAdviceReferencedDocument
VergabenummerKopfBT-17ApplicableHeaderTradeAgreement/AdditionalReferencedDocument

Hintergrund​

Die Leistungserfassungsblatt-Nr. ist eine Freigabenummer Ihres Kunden. Nachdem Sie die Leistung erbracht und einen Leistungsnachweis vorgelegt haben, erfasst Ihr Kunde diesen in seinem System (häufig SAP) und teilt Ihnen die daraus entstandene Nummer mit, meist mit Bezug zur Bestellnummer. Sie gehört zusätzlich zur Bestellnummer auf die Rechnung.

Nach EN 16931 ist die Angabe optional. Viele Empfänger prüfen eingehende E-Rechnungen aber automatisch und gleichen Kreditorennummer, Bestellnummer und Leistungserfassungsblatt-Nr. mit dem eigenen System ab. Wird keine Übereinstimmung gefunden, wird die Rechnung abgelehnt. Ein Freitext auf der PDF-Rechnung wird dabei nicht ausgelesen.

Der Standardplatz für die Leistungserfassungsblatt-Nr. ist BT-15 (Referenz auf die Empfangsbestätigung). Einige Empfänger, vor allem mit SAP-Systemen, lesen die Nummer jedoch nur aus BT-17 aus. Dieses Feld ist eigentlich für Vergabe- und Losnummern vorgesehen. Deshalb gibt es in c-entron zusätzlich das Feld Vergabenummer.

Häufige Fehler​

  • Die Leistungserfassungsblatt-Nr. wird weiterhin nur im Positions- oder Freitext erfasst und erscheint dadurch nicht in der XML.
  • Die Nummer wird in BT-15 übertragen, obwohl der Empfänger sie laut Merkblatt in BT-17 erwartet (oder umgekehrt).
  • Die Bestellnummer (BT-13) fehlt oder weicht ab. Auch dann schlägt der automatische Abgleich beim Empfänger fehl.

Tipp​

Fragen Sie bei Kunden mit automatisierter Rechnungsprüfung frühzeitig nach deren Merkblatt zur E-Rechnung. Dort ist meist genau aufgeführt, welche Referenzen (Bestellnummer, Bestellpositionsnummer, Leistungserfassungsblatt-Nr.) in welchem Feld erwartet werden. So vermeiden Sie Ablehnungen bereits bei der ersten Rechnung.