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Filialverwaltung

(Stand: 04/2026)

Verfügbar in Subscription: Ultimate

Betrifft:

  • ⚙️ Administration

Überblick​

Mit der Extension Filialverwaltung können Sie mehrere Mandanten in einer Datenbank und/oder pro Mandant mehrere Standorte (Filialen) anlegen. Die Steuerung erfolgt entweder über den angemeldeten User oder über den Außendienst-Mitarbeiter, der dem Kunden bzw. Beleg zugeordnet ist.

Was lässt sich pro Mandant/Filiale automatisiert steuern?​

  • Unterschiedliche Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und sonstige Belege
  • Unterschiedliche Buchhaltungskonten (Erlös-, Aufwandskonten, Kostenstellen, Kostenträger)
  • Unterschiedliche Lager
  • Rechtevergabe (z. B. ob ein User nur Belege seiner Filiale sehen darf oder alle)
  • Andruck unterschiedlicher Adressen, Bankdaten und Logos auf Belegen (Reports)
  • Auswertungen pro Mandant/Filiale (Umsatz, Erlöse etc.)

Voraussetzungen & Rechte​

Das Modul Mandanten benötigt folgende Rechte, um angezeigt zu werden:

  • Grundmenü Administration
  • Recht Mandanten

Wichtig: Solange die Mandantenverwaltung geöffnet ist, werden sämtliche Nummernkreise gesperrt – es können in dieser Zeit keine neuen Belege erstellt werden. Führen Sie Änderungen daher außerhalb der Arbeitszeiten durch und informieren Sie Ihre Kolleg:innen rechtzeitig.

Mandantenverwaltung öffnen​

Geben Sie im Modullistenbereich „Mandant" ein oder scrollen Sie im Bereich Administration zum Eintrag „Mandanten".

Mandanten anlegen und pflegen​

Über die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste „Allgemein" legen Sie einen neuen Mandanten an. Ohne Filialverwaltungs-Lizenz steht genau ein Mandant zur Verfügung – bei Auslieferung ist dies der Beispielmandant (1) „c-entron Software", den Sie überschreiben oder durch einen neuen Mandanten ersetzen können.

Karteireiter „Details"​

Im Bereich Details hinterlegen Sie alle Stammdaten des Mandanten. Diese Informationen werden automatisch auf den Belegen verwendet – eine korrekte Eingabe ist daher wichtig.

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Standardmäßig wird der erste Mandant als Standardmandant festgelegt. Bei Nutzung der Filialverwaltung können Sie einen beliebigen Mandanten als Standard definieren.

Karteireiter „Reporteinstellungen"​

Im Karteireiter Reporteinstellungen hinterlegen Sie bis zu vier Logos pro Mandant (Mandant Logo 1–4). Diese Logos werden auf den Belegen (Reports) angedruckt – z. B. Firmenlogo, Zertifizierungen oder Partnerschaften.

Pro Logo lassen sich folgende Eigenschaften steuern:

  • Breite / Höhe in mm
  • Links / Oben als Positionierungsoffset
  • Optionen Zentriert, Gestreckt und Proportional

Verwenden Sie Logos möglichst in Originalgröße. Vergrößerungen oder Verkleinerungen sollten vermieden werden, da sich diese auf die Druckqualität auswirken.

Filialen anlegen und verwalten​

Filialen werden direkt in der Mandantenverwaltung über den Karteireiter „Filialverwaltung – [Mandantenname]" angelegt. Über die Schaltfläche Neu im Bereich „Filialverwaltung" legen Sie eine neue Filiale an und weisen sie automatisch dem aktuellen Mandanten zu.

Bitte legen Sie pro Mandant genau eine Standard-Filiale an. Mehrere Filialen pro Mandant sind möglich.

Standardlager zuweisen​

Damit Sie den Überblick behalten, welche Waren in welcher Filiale vorhanden sind, legen Sie Lager unter Logistik → Nebenlager an und weisen sie der jeweiligen Filiale zu.

Mitarbeiter und Filialleiter zuweisen​

  • Option 1: Über den Mitarbeiter
    Jeder Mitarbeiter kann nur einer Filiale zugeordnet sein. Wird die Filialverwaltung bei Ihnen über den User gesteuert und arbeiten Mitarbeiter an mehreren Standorten, legen Sie den Mitarbeiter bitte pro Filiale separat an. Die Zuordnung erfolgt im Modul Mitarbeiter.

  • Option 2: Über den Außendienstmitarbeiter
    Wird die Filialverwaltung bei Ihnen über den Außendienst-Mitarbeiter gesteuert muss dies in den Einstellungen entsprechend hinterlegt werden.

Nummernkreise​

Im Karteireiter Nummernkreise der Mandantenverwaltung legen Sie pro Mandant (1) – und auf Wunsch auch pro Filiale (2) & (3) – eigene Nummernkreise je Belegart fest.

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Nummernkreise müssen eindeutig und maximal neunstellig sein. Wählen Sie die Bereiche möglichst weit auseinander, damit es zu keinen Überschneidungen zwischen Mandanten und Filialen kommt. Beim Wechsel zu NEXOWARE c-entron ERP stellen Sie sicher, dass sich die neuen Nummernkreise nicht mit den bisherigen überschneiden.

Buchhaltungskonten je Filiale​

Um die Filialen auch in der Finanzbuchhaltung sauber zu trennen, können Sie in den Warengruppen pro Filiale ein separates Erlös- und Aufwandskonto hinterlegen. Dieser Vorschlagswert wird bei der Artikelneuanlage übernommen und lässt sich im einzelnen Artikel weiterhin anpassen. Sie erreichen die Warengruppen über Stammdaten → Warengruppenverwaltung.

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