DSGVO-Modul
(Stand: 05/2026)
Verfügbar in Subscription: Core · Pro · Ultimate
Betrifft:
- ⚙️ Administration
Übersicht
Im Modul c-entron DSGVO können Ansprechpartner datenschutzkonform anonymisiert werden. In einer zukünftigen Version wird es zudem möglich sein, über das Modul alte Datenbestände zu bereinigen.
Das Modul ist erreichbar über: Administration → c-entron DSGVO
Rechte & Berechtigungen
Für das DSGVO-Modul wurden eigene Rechte eingebaut.
Das übergeordnete Recht lautet „DSGVO" mit folgenden Unterrechten:
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| DSGVO Modul öffnen | Erlaubt das Aufrufen des Moduls |
| Ansprechpartner löschen | Erlaubt die Funktion „Ansprechpartner anonymisieren" aufzurufen und Ansprechpartner zu löschen |
| Datenbank bereinigen | Ermöglicht das Bereinigen alter Daten in der c-entron Datenbank |
Wichtig: Die neuen Rechte werden NICHT automatisch der Administratorengruppe zugewiesen. Nur wer das Recht explizit zugewiesen bekommt, erhält Zugriff auf die Funktionalität.
Für dieses Modul wird automatisch die neue Gruppe „c-entron DSGVO Löschrecht" angelegt. Dieser Gruppe werden die notwendigen Rechte für das Löschen von Ansprechpartnern zugewiesen.
Ansprechpartner anonymisieren
Die Funktion „Ansprechpartner anonymisieren" ist über das Modul c-entron DSGVO erreichbar.
Schritt-für-Schritt
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Modul c-entron DSGVO öffnen
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Schaltfläche „Ansprechpartner anonymisieren" klicken → das Fenster „Kontakt Suche" öffnet sich
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Vorname UND Name des gesuchten Ansprechpartners eingeben (beide Felder sind Pflichtfelder)
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Weitere Filter optional nutzen, um die Suche einzugrenzen
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In der Treffer-Liste die zu löschenden Einträge über die Auswahlbox markieren
Hinweis: Ansprechpartner werden separat für die alte und neue Struktur angezeigt und müssen auch separat gelöscht werden.
- Auf [Ausgewählte Kontakte löschen (DSGVO)] klicken — die Ansprechpartnerdaten werden unwiderruflich entfernt
Löschprotokoll
Nach dem Löschen erscheint ein Dialog mit der Möglichkeit, ein Löschprotokoll zu speichern und anzuzeigen. Dieses Protokoll enthält Informationen der gelöschten Ansprechpartner.
ACHTUNG: Das Löschprotokoll wird NICHT in der Datenbank gespeichert. Wird der Dialog mit [OK] bestätigt ohne das Protokoll zu speichern, ist es unwiederbringlich verloren!
Wichtige Hinweise
Dieser Prozess ist nicht umkehrbar. Die Daten eines gelöschten Ansprechpartners können ausschließlich über ein Backup der Datenbank wiederhergestellt werden.
FAQ
Welche Auswirkungen hat die Löschung eines Ansprechpartners auf bestehende Tickets und Belege?
Bestehende Tickets und Belege bleiben erhalten — die historischen Ansprechpartnerdaten sind intern referenziert und gehen durch die Anonymisierung nicht verloren. Die Zuordnung bleibt technisch intakt, während die personenbezogenen Daten datenschutzkonform bereinigt werden.
Ist das Anonymisieren gleichwertig mit einer Löschung im Sinne der DSGVO?
Ja. Das Anonymisieren (= datenschutzkonformes Überschreiben personenbezogener Daten) ist laut interner Abstimmung mit der c-entron Datenschutzbeauftragten einer Löschung im Sinne der DSGVO gleichgestellt.
Warum sehen Mitarbeiter ohne Admin-Rechte gelöschte Ansprechpartner?
Es gibt aktuell kein separates Benutzerrecht, das die Anzeige gelöschter Ansprechpartner auf bestimmte Rollen beschränkt. Gelöschte Ansprechpartner werden im Adressstamm durchgestrichen dargestellt — das ist das vorgesehene Systemverhalten.